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《2018年度档案收集收档的通知》
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[查阅次数:次]  [发布时间:2018年12月24日]

江苏省昆山第一中等专业学校

关于2018年度档案收集归档的通知

各处(室)、各系(部);

一、归档范围

1.本校《归档范围表》及汇编材料;2.其它需归档的有保存价值的文件材料;3.2018年1月1日至12月31日期间形成的纸质、电子文件、照片、光盘、汇编和各部门获市级以上的奖状、奖牌、奖杯、证书以及与获赠的具有保存价值的实物等。

二、归档要求

1、收集的文件材料以学校各部门及个人在学习、工作中产生的为主,加大党工团、教学、科研、德育等文件材料的收集工作;

2、各处(室)、各系(部)要努力做到文件、材料的齐全、完整,确保真实性(包括各系部工作、学习中产生的材料和下发文);2018年未完成的文件材料不用移交(如2018年申请后批复未下),等批复下达再移交(批复在前申请在后为一件);

3、归档的纸质文件、材料一般为原件,复印件、传真件等一般不能作为归档文件(无法提供原件的在右上角注明情况);材料(如学籍复件,可加盖单位章),以签名、盖章为准;未注明时间的文件材料请及时注明,如铜牌等在其背面用白板笔写上制发单位、下发日期;

4、电子版文件或材料请及时打印成纸质归档。用压缩形式发至以下邮箱:863703849@qq.com(主题注明部门及发送人,压缩文件写清楚文件题名)

5、各兼职档案员认真填写好文件材料交接单,一式两份,由档案管理员签字后双方留存;

6、移交截止日期及方式:于20193月底止,移交学校档案室或党政办公室

1:《江苏省昆山第一中等专业学校档案归档范围和责任表》

2:汇编材料收集责任人

3:档案交接样表

学校综合档案室

20181221

江苏省昆山第一中等专业学校

档案归档范围和责任人

 

序号

归 档 范 围

负责人

文书档案

 

1

党、工、团

胡 琼

刘金桥

姚祖荣

1-1

本校党支部、团、工会计划、总结、党支部台帐,档案工作内容纳入学校年度工作计划

1-2

本校党支部会议记录

1-3

本校干部任免的批复、通知、报告等

1-4

本校民主评议、民主生活会记录

1-5

本校党小组工作安排、计划、总结等文件材料,中心组学习记录、教职工政治学习记录

1-6

本校党员、团员、工会会员花名册、年报

1-7

本校党支部、团代会、工会换届选举材料

1-8

本校人大选举、选民登记材料、选举结果及批复等

1-9

入党积极分子花名册,新党员、预备党员转正或取消请示、批复、通知单等

1-10

本校批准加入党、团的文件批复、材料,党团工会组织关系介绍信及存根

1-11

本校廉政建设、党纪、党建、党风、妇女、老干部等方面形成的材料

1-12

本校党、工、团支部表彰先进集体、个人的相关文件

1-13

本校有关人员的处分材料

1-14

精神文明创建、党员教育中形成的文件材料

1-15

教代会通知、工作报告、选举结果、形成的决议决定等材料

1-16

工会会员名册,工会、妇女、退管工作计划总结制度报告,会员福利和困难补助等材料

1-17

团委建立、改选、增补委员报告和上级批复,团委、学生会干部名册,发展和离团工作有关统计报表及相关材料

1-18

有关团员处分报告和团委批复

1-19

本校党、团、工会等工作的情况反映、工作简报

1-20

本校党费、团费、会费收缴使用管理材料

1-21

本校开展扶贫帮困、募捐等活动中形成的材料

1-22

卫生、保健工作计划、总结

姚祖荣

1-23

学校红十字会工作材料、学生体质监测情况材料

姚祖荣

1-24

上级有关部门颁发的关于党风、党纪、组织、老干部、团、工会等方面工作的一般参考性材料

2

党政办公室

高 寒

胡 琼

周险峰

吴春华

2-1

本校工作计划、总结、专题汇报(学校计划内容要包括档案工作)、本校信息化建设规划材料(内容包括档案工作

2-2

本校会议记录

2-3

本校干部任免的批复、通知、报告等

2-4

本校校庆文件材料

 

2-5

本校召开的工作会议、专题会议文件材料,《档案法》、《江苏省档案管理条例》学习并宣传纳入新闻稿和会议记录等

2-6

学校领导代表本校在上级召开的会议上的发言、经验交流材料

2-7

上级领导来校视察形成的指导性意见或重要发言、指示、新闻稿

2-8

本校的请示与上级部门的批复、批示

2-9

本校编辑、编写的文件材料;本校及各处室下发的文件

2-10

学校发展规划、大事记、组织机构沿革、年度简介、年鉴、校史、校志、校历、校刊、校报、重要活动和事件的简报等

2-11

本校制订的重要规章制度、规定、办法、细则等材料,档案管理员及兼职档案员岗位职责或职位分类说明书

2-12

本校各类创建评估等结论性材料,接受各类专项工作的调查、普查、评估等材料

2-13

本校教职工获得表彰、处分的文件材料

2-14

中层干部、年级组长、教研组长等的名册

2-15

特级教师、名教师和知名人士材料、荣誉证书存根名册

2-16

本校报刊登载的有关本校情况的通讯报道及本校的宣传资料,本校编辑的出版物

2-17

本校处理的来信来访的情况汇报、处理结果等有关材料

 

2-18

本校校友通讯录

2-19

本校机构设置、撤并、变更、人员编制、印信启用和作废等的请示、报告、批复

2-20

本校签订的合同书、协议书

2-21

本校治理、保密、安全、档案等规范性文件、年度计划总结

2-22

上级部门下发的其它方针、政策性文件

3

人 事

吴 坚

骆 群

3-1

本校干部、工资年报、干部名册、教职员工名册

3-2

本校教职工录用、转正、定级、聘任、调资、辞职、离退休、退职、退养等的批复、工资转移单、通知、审批表、名册及统计报表

3-3

本校教职工抚恤金、丧葬费、遗属补助审批表

3-4

上级机关制发的关于本校机构设置、领导人任免、人员编制、工资、福利、劳动保障等文件材料和属于本校主管业务的文件材料

3-5

本校干部任免、教职工调动的批复、介绍信及存根

3-6

教职工工30年教龄获荣誉证书名册

3-7

教职工聘用、申请离职、辞职材料

3-8

教职工职务评审结果的批复、名册

3-9

教职工养老保险、住房补贴、公积金等材料

3-10

本校教职工聘用合同鉴证名单、合同书

3-11

本校教职工获得学科带头人、特级教师等的有关材料,获校级以上优秀、嘉奖、三等功人员名单或批复

3-12

教师基本情况登记、鉴定、考勤、任课等汇总材料

3-13

师训工作计划、总结、规划

3-14

教师支教、交流、培训进修、参加学术活动等材料

3-15

本校教职工学期、年度考核材料、教师工作汇总表等有关材料

3-16

本校教职工继续教育计划、培训、验证等材料

3-17

上级部门关于人事工作方面的文件

 

4

教务处、体卫艺

吴传茂

高 炜

4-1

全校教学工作计划、总结,学科工作计划、总结、教育教学材料

4-2

各种教学制度、常规、办法、学籍管理制度等

4-3

教研组、备课组或年级组工作计划、总结、经验材料

4-4

学生分班名单

4-5

历年毕业生班级名单、毕业生名册、毕业生学籍卡复印件等

4-6

总课表、教师任课情况表、教学计划

 

4-7

本校教师外出听课交流等活动的有关材料

4-8

本校公开课、评估课、教改方案、教学观摩的教案、实验方案、课件材料

4-9

本校“六认真”检查材料

4-10

本校在校学生人数变动统计表

4-11

本校教师荣誉、获奖材料,学生奖励材料(各项竞赛获奖、奖学金等)

4-12

本校参加校内外各类竞赛活动获奖材料

4-13

本校学生体育、艺术、校园文化艺术节教育等活动的文件材料

体育组

4-14

体育计划、总结,本校运动会材料、运动秩序册、比赛名次等材料

体育组

4-15

本校自编或参与的校本教材、教材取得效果、使用情况等

4-16

本校教师教学考评文件

4-17

本校学生综合实践活动(第二课堂)的材料

4-18

本校奖学金发放名单、统计资料

4-19

本校班级网页制作、评比等材料

4-20

电化、实验室、图书馆藏书汇总、统计数据等材料

4-21

原教技室年度计划、总结

陈彦明

4-22

原教技室信息化建设及其它文件材料

陈彦明

4-22

原实训处年度计划、总结,实训、实习计划、总结、记录等材料

刘 柯

4-23

原实训处技能大赛、创新比赛获奖材料

刘 柯

4-24

原实训处实训基地建设规划

刘 柯

4-25

原实训处创建省级实训基地材料

刘 柯

4-26

原实训处与有关实习单位挂钩的材料

刘 柯

4-27

上级部门关于教学、信息技术工作、教育技术、实训工作中的有关文件材料

5

学工处

花 艳

5-1

本校班主任培训、考核、交流等工作中形成的文件材料

5-2

学工处计划、总结

5-3

本校关于心理教育等德育方面形成的文件材料

5-4

本校学生思想教育、行为规范教育等文件材料

5-5

本校召开学生座谈会记录、纪要

5-6

本校军训、主题班会、社会实践活动等形成的重要文件材料

5-7

本校国旗下讲话稿

5-8

本校“三好学生”、“优秀学生干部”的通知、名册

5-9

本校家长学校章程、住宿生管理的文件材料

5-10

本校网上家长学校、学校共建协议

5-11

本校文化艺术节材料

5-12

上级部门关于德育工作方面的有关文件材料

6

教师发展处

华春芳

佟广宇

6-1

本校科研课题有关材料,研究准备阶段、申报项目的报告、批复、通知

 

6-2

课题的说明书、立项审批、结题、论文、专著经费申请及批件等材料

6-3

课题实验过程性材料

6-4

课题总结鉴定验收阶段(总结、大纲、证书、参加人员等)

6-5

成果申报阶段(申报表、登记表及附件、成果奖励、专利情况、获奖证书及批件等)

6-6

推广应用阶段(方案、软件情况、论文刊物、专业会议文件、成果报送等)

6-7

本校教师获得的有关教育教学论文的评比材料、获奖证书复印件

6-8

本校自编论文集

6-9

上级部门关于教育科研工作方面的有关文件材料

7

招就处

郎 军

7-1

本年度新生录取花名册、毕业生登记表(复印件需加盖学校章)等

7-2

本处室年度计划、总结及其它文件材料

7-3

招生简章

7-4

上级部门关于招生工作方面的文件

7-5

本校国际交流方面的有关材料

8

质量管理办公室

王 磊

苏志英

8-1

本处室计划、总结

8-2

督学督导工作制度

8-3

督导通报、创建材料等其它文件材料

8-4

上级部门关于督导工作方面的文件

9

安保处

陶雪强

9-1

本处室计划、总结

9-2

法制教育和安全教育、安全检查方案和活动照片

9-3

本校校园、学生安全、创建等方面的材料

9-4

完全会议、学生管理等方面的材料

10

财务室

张岑

10-1

本校财务预算、财务方面的材料

10-2

本校收费许可文件、审批材料、经费审计、财务管理的规定办法等材料

10-3

年度报表、会计凭证、预(决)算、总帐、分类帐等材料

10-4

本校固定资产汇总表、登记、统计、核查清算、交接等文件材料

10-5

上级部门制发的非本单位主管但要贯彻执行的关于工资、收费、考核、经费开支、基建等方面的文件

11

后装处

金荣华

李 庆

11-1

本校固定资产登记、统计等文件材料

 

11-2

房产、土地所有权和使用权及基建等方面移交的文件材料

11-3

与本单位签订的各种协议、协定、合同等文件材料

11-4

本校有关安全、保卫、综治、后勤、创建等的工作材料

11-5

本校物资(办公设备及用品)采购计划、审批手续、招标投标、购置等文件材料,机动车保险、事故、转让等文件材料

11-6

本校学生健康体检、健康教育

张建芹

11-7

上级部门关于校园安全、消防、食品、后勤规范等方面的文件

学籍档案(招就处、教务处)

郎 军

吴传茂

1

各届学生总名单、辍学、流失学生名册等情况表

2

本校历年与人才交流中心学籍移交证明

3

本校新生录取名单及汇总表

4

本校新生录取材料

5

本校毕业生名册及汇总表、毕业证书存根、毕业生学籍卡

6

本校学生休业、肄业材料

7

本校学生名册、转学、退学、休学、复学、借读生名单等材料

8

本校毕业生升学情况、去向、质量记载册、跟踪表、反馈表

9

本校毕业生跟踪的重要材料

10

本校学生享受资助信息,学生勤工俭学等重要材料

11

违纪学生处理决定、调查材料

12

学生发生各种伤害事故的报告和调查处理材料

会计档案(财务室)

张岑

1

会计凭证(原始凭证、记帐凭证和传票汇总表)

 

2

会计账薄(日记帐、总帐、明细帐、固定资产明细帐卡片)

3

财务报表(月、季度财务报表、部门决算、年度财务预决算表、财务会计报告)

4

会计其它材料(移交清册、保管清册、销毁清册、会计档案鉴定意见书、银对对帐单及余额调节表)

基建档案(后装处)

金荣华

高敏刚

1

本校基建项目(工程)的立项、审批、设计、施工、监理、质量检验、竣工验收、决算、审计等全套文件材料及图表

2

基建项目建设阶段(项目管理文件、合同、协议、批件、各类施工图、竣工图、监理文件等)

3

基建项目竣工验收阶段(竣工验收总结、说明、报告、备案表及财务决算及使用明细)

4

基建项目运动维护与更新改造文件

设备档案(后装处)

1

本校购买各类设备(价值在一万元以上)的报告、审批、洽谈、安装、检测、验收、年检、维修及随机文件等

金荣华

高敏刚

2

设备仪器招、投标文件与合同材料,开箱验收记录、仪器保养、大修等记录

3

设备仪器报废鉴定材料、申请批复和处理结果

特殊载体档案各处(室)、各系(部)移交

周险峰

各处室

1

照片

1-1

上级领导来校检查、视察工作的照片

1-2

本校各项重要活动、重要会议的照片

1-3

本校举办的教育教学、文艺演出等各类活动的照片

1-4

本校获得的各类奖牌、奖杯等荣誉、实物的照片

1-5

其他具有保存价值的各类照片

2

光盘

 

2-1

上级领导来校检查、视察工作的光盘

2-2

本校各项重要活动、重要会议的光盘

2-3

本校各类数据备份光盘

2-4

本校教师公开课、评优课等课件的光盘

2-5

其他具有保存价值的光盘

3

录音录像

3-1

上级领导来校检查、视察工作时的讲话录音、录像带

3-2

本校各项重要活动、重要会议的录音、录像带

3-3

本校教师公开课、评优课等录音、录像带

3-4

其他具有保存价值的录音、录像带

实物(含捐赠、移交等)各处(室)、各系(部)

各处室

周险峰

1

奖牌(牌、匾)

2

奖状

3

奖杯

4

锦旗

5

证书

6

校徽、纪念章、印鉴

7

题词、书画

8

创造发明作品

9

其它有保存价值的物品

业务考绩档案(人事处)

吴坚

1

申报材料

2

考核材料

3

成果材料

2:《材料汇编》收集

汇编名称

整理人

汇编名称

整理人

1501学校年鉴

胡梅荣

1517档案利用效果典型事例汇编

胡梅荣

高月芳

1502大事记

胡梅荣

1518<档案建设>汇编

胡梅荣

1503组织机构沿革

胡梅荣

1519学校收文汇编

1504校史

1520学校发文汇编

1505党总支党员结构汇编

1521上级来文登记汇编

1506学校管理制度汇编

1522招生简章汇编

1507学校宣传册汇编

1523新简报汇编

1508学校人员统计汇编

1524职一中教育

1509历年教职工名单汇编

1525职一中信息汇编

1510校历汇编

1526校园文化艺术节汇编

1511学校固定资产数字汇编

1527校报<现代风>汇编

1512图书馆藏书统计汇编

1528校本教材汇编

1513学校教育质量年度报告汇编

1529<校本科研>汇编

1514学生分班名单

1530体育秩序册汇编

1515档案工作制度汇编

胡梅荣

高月芳

1531报纸荣誉汇编

1516档案利用效果汇编

胡梅荣

高月芳

1532光荣册汇编


3:交接数据样表一

文书档案移交清单

年度

归档内容

总页数

备注

如:2017

教务处文书纸质档案

100

10年期

如:2017

教务处荣誉类文书档案

30

永久期

如:2017

体育秩序册等材料

10

30年期

移交处(室)系(部):盖章 接收室:盖章

移交人: 接收人:

移交时间:

注:后附移交详细目录,可以“件”(一份文件材料)列表代替“页数”。

表二

可参照表一,如果是新生、毕业生花名册、学生学籍卡或登记表,如下

学籍档案移交清单

年度

文件材料序号

归档内容

件数

备注

如:2017

XX

学生登记表或学生学籍卡36

36

移交处(室)系(部):盖章 接收室:盖章

移交人: 接收人:

移交时间:

注:归档内容:录取专业、毕业专业、毕业班级全称;件数:以一个专业或一名学生的文件材料为一件。

表三

会计档案移交清单

所属时间

分类号

案卷顺序号

年卷号

案卷名称

卷数(册)

保管期限

备注

2016

450

680

会计凭证

231

30

立卷移交人签字:

档案室接收人签字:

交接部门负责人监交签字:

表四

基建、设备、特殊载体、业务考绩等纸质档案可参照表一,实物、照片、光盘等如下

XX档案移交清单

序号

年度

归档内容

数量

备注

1

2017

苏州市优秀工作者铜牌

1

XX型号打印机申购合同及说明书

1

或办公室移交的学校荣誉证书

30

移交处(室)系(部):盖章 接收室:盖章

移交人: 接收人:

移交时间:

注:归档内容:注明详细取得时间、颁发机构、责任人等;数量以“块、张、个、本”为单位。

 

下一条:档案移交文据空表

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