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文件材料归档制度
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[查阅次数:次]  [发布时间:2013年08月04日]

为了加强档案管理,确保档案的安全、完整和有效利用,根据《中华人民共和国档案法》,制定本制度。

一、记录和反映我校职能活动和历史面貌、准确反映学校教育、教学、教研、财务、基建等具有保存价值的各种文字、图表、声像等载体的文件材料均应归档。各处室和个人不得分散保存或据为己有。

二、归档文件材料应按《学校档案归档范围和期限表》收集完整、齐全,收集的文件材料必须为原件,并按(年度-机构)进行分类、整理、立卷,文件材料不得短缺、遗漏、重复、乱涂等。

三、归档文件材料必须符合要求,规格统一。使用黑色墨水笔、印泥清晰、工整填写、加盖标签、卷面等内容,保证字迹清晰、卷面整洁。

四、归档时间:日常工作中形成的文书材料次年3月底移交。教学类(含学籍)9月底向档案室移交。教科研、基建档案应在项目完成后1个月有内移交档案室。人事类、业务考绩档案由人事处于次年3月底移交。照片、光盘档案于次年3月底向档案室移交。设备档案应在设备开箱时将有关文件资料及时移交档案室。会计档案由会计部门按年度整理,在财务部门保管一年后,于次年3月底移交档案室。实物档案收到实物后1个月内向档案室移交。本校创建、验收材料于创建、验收结束后于1个月内向学校中心资料库移交。其它材料于次年3月底向档案室或中心资料库移交。各职能处(室)形成的应归档的文件材料,必须按照规范化标准要求,由各处(室)整理,于次年3月底以前移交档案室。

五、需移交的文件材料必须由档案兼职人员收集齐全,分类整理、装订后移交档案室保管。不需移交的由各处室保管。电子文件、数字目录、案卷目录等随档案材料一并移交。

六、学校领导如有需要归档的文件、图纸、声像等,可交到党政办公室或通知档案人员至办公室接收。

七、严格履行交接手续,交接文据、案卷目录及移交清单一式两份,交接双方要仔细检查、清点并签字验收;会计档案一式三份,档案室执一份、财务室执一份;财务分管校长执一份。

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